Di era digital yang dinamis, sistem informasi tidak hanya dituntut untuk bekerja dengan baik, tetapi juga harus bisa bertumbuh dan beradaptasi. Dua prinsip utama yang kini menjadi perhatian dalam pengembangan sistem adalah scalability atau kemampuan untuk menangani peningkatan beban dan flexibility atau kemampuan beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan.

Gagal dalam merancang sistem yang scalable dan fleksibel dapat berdampak fatal. Berdasarkan laporan McKinsey & Company, sekitar 70% proyek transformasi digital di perusahaan global mengalami kegagalan, salah satu alasannya adalah infrastruktur IT yang tidak mampu beradaptasi dengan perubahan bisnis. 

Salah satu contoh nyata adalah kasus kegagalan sistem pelayanan kesehatan digital Inggris, NHS National Programme for IT, yang menghabiskan lebih dari £10 miliar namun akhirnya dibatalkan karena sistem yang tidak cukup fleksibel untuk mengikuti perubahan kebutuhan klinis dan teknologi.

Lantas, bagaimana cara yang efektif untuk membangun desain sistem yang mampu menghadapi tantangan tersebut? Simak penjelasan berikut ini.

Pentingnya Skalabilitas dan Fleksibilitas dalam Desain Sistem

Skalabilitas berkaitan dengan kemampuan sistem untuk tetap stabil dan optimal saat terjadi peningkatan traffic atau volume data. Misalnya, saat gelaran 11.11 pada 2022, Shopee mencatat lebih dari 12 juta transaksi hanya dalam satu jam pertama. Tanpa sistem yang scalable, kondisi seperti ini dapat menyebabkan bottleneck hingga downtime.

Di sisi lain, fleksibilitas sangat penting ketika sistem harus segera menyesuaikan diri dengan perubahan regulasi, integrasi fitur baru, atau migrasi teknologi. Tanpa fleksibilitas, proses penyesuaian ini akan memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

Prinsip-Prinsip Desain Sistem yang Efektif

1. Arsitektur Modular (Microservices)

Salah satu pendekatan paling efektif adalah dengan menggunakan arsitektur microservices, di mana sistem dipecah menjadi beberapa layanan independen yang saling terhubung.

Berdasarkan IBM Cloud Education, perusahaan yang mengadopsi microservices mampu mempercepat time-to-market aplikasi hingga 60% lebih cepat dibandingkan sistem monolitik karena pengembangan dan deployment dapat dilakukan secara terpisah.

2. Infrastruktur Cloud-Native

Infrastruktur cloud-native memungkinkan sistem untuk berjalan secara elastis dan otomatis menyesuaikan beban kerja. Berdasarkan data dari AWS Cloud Economics Center , penggunaan arsitektur cloud-native dapat mengurangi downtime hingga 94% dan memangkas biaya operasional hingga 30-50%.

Layanan seperti AWS Lambda, Google Cloud Run, dan Azure Functions menyediakan fitur auto-scaling dan serverless computing yang mendukung pertumbuhan sistem tanpa hambatan. Sebagai contoh nyata, perusahaan seperti Airbnb dan Spotify telah memigrasikan sebagian besar infrastruktur mereka ke cloud-native architecture untuk meningkatkan skalabilitas dan efisiensi operasional 

3. Event-Driven Architecture

Desain sistem berbasis event memungkinkan sistem untuk memproses data secara asynchronous. Hal ini sangat berguna untuk menangani beban tinggi secara efisien.

Dilansir dari Netflix Technology Blog, arsitektur ini digunakan oleh Netflix untuk mendukung layanan streaming mereka yang harus melayani lebih dari 260 juta pengguna global secara real-time, dengan uptime yang sangat tinggi.

4. API-First dan Standarisasi Integrasi

Mengembangkan sistem dengan pendekatan API-first mempermudah integrasi dengan layanan internal maupun eksternal. Berdasarkan laporan Postman: State of the API Report, sebanyak 89% organisasi global menyatakan bahwa API adalah komponen strategis dalam transformasi digital mereka.

Dengan menggunakan protokol standar seperti REST, GraphQL, dan sistem keamanan berbasis OAuth 2.0 atau JWT, sistem dapat dengan mudah dihubungkan ke berbagai platform lain tanpa risiko keamanan yang tinggi.

5. Monitoring, Load Testing, dan Observabilitas

Sistem yang scalable tidak hanya dirancang untuk tumbuh, tapi juga harus dapat dipantau dan diuji secara berkala. Tools seperti Apache JMeter, k6.io, dan Gatling digunakan untuk mengukur beban dan ketahanan sistem sebelum diluncurkan ke publik.

Dilansir dari laporan Cloud Native Computing Foundation (CNCF) 2023, tools seperti Prometheus, Grafana, dan Datadog semakin banyak digunakan untuk observabilitas sistem secara real-time, memungkinkan deteksi masalah dalam hitungan detik.

Kesimpulan

Merancang sistem yang scalable dan fleksibel bukan lagi sekadar pilihan, tapi kebutuhan mendesak dalam dunia bisnis digital saat ini. Dengan pendekatan arsitektur modern seperti microservices, pemanfaatan cloud-native, dan standar API yang kuat, organisasi dapat membangun sistem yang siap tumbuh dan tangguh menghadapi perubahan.

Ketika sebuah sistem informasi berjalan dengan mulus di perusahaan, rumah sakit, atau institusi pendidikan, banyak yang tidak menyadari bahwa di balik keberhasilan itu terdapat proses panjang yang bernama System Analysis and Design (SAD). Dua tahapan utama dalam SAD yakni system analysis dan system design memegang peranan strategis yang sering kali menjadi penentu sukses tidaknya proyek IT.

Menurut laporan The Standish Group Chaos Report 2020, sekitar 66% proyek IT di dunia gagal atau tidak selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Salah satu akar permasalahan utama? Salah memahami atau bahkan melewatkan tahapan system analysis dan design.

Dari Analisis hingga Desain: Dua Dunia yang Terhubung

System analysis dan system design bukan hanya sekadar istilah teknis dalam dunia IT. Mereka merupakan dua proses penting yang saling melengkapi dalam merancang sistem informasi yang efektif dan efisien.

System analysis ibarat tahap investigasi dalam dunia pengembangan sistem. Tahap ini fokus pada menggali kebutuhan pengguna, mengidentifikasi permasalahan sistem lama, serta merancang solusi secara konseptual. Kegiatan utamanya termasuk wawancara pengguna, observasi proses bisnis, hingga membuat model seperti Data Flow Diagram (DFD), Use Case, dan Entity Relationship Diagram (ERD).

Sementara itu, system design adalah tahap di mana ide-ide dari hasil analisis diterjemahkan ke dalam rancangan teknis. Ini mencakup desain arsitektur sistem, user interface, struktur database, dan sistem keamanan. Tujuannya adalah menjawab pertanyaan: Bagaimana sistem akan dibangun secara teknis?

Mengutip laporan dari TechRepublic, kurang dari 40% organisasi memiliki dokumentasi sistem yang memadai sebelum masuk ke tahap desain, yang berdampak langsung pada tingginya biaya revisi desain ulang. Ini menunjukkan bahwa system analysis yang kuat menjadi fondasi yang tidak bisa diabaikan.

Memahami Tujuan Masing-Masing

Laporan dari PMI Pulse of the Profession menunjukkan bahwa salah satu penyebab utama kegagalan proyek TI adalah kurangnya pemahaman peran antar tim dalam pengembangan sistem, terutama antara analis dan desainer. Ketika batas antara analisis dan desain kabur, hasil akhirnya sering kali tidak sesuai harapan pengguna.

Pada tahap awal, system analysis memiliki peran penting dalam:

• Mengidentifikasi akar permasalahan dalam proses atau sistem yang sedang berjalan.
• Memahami kebutuhan bisnis dan ekspektasi pengguna dari berbagai departemen.
• Merinci kebutuhan sistem baik dari sisi fungsional (fitur) maupun non-fungsional (keamanan, kecepatan, skalabilitas).

Sebaliknya, system design lebih berorientasi pada aspek teknis, seperti:

• Menyusun struktur sistem berdasarkan hasil analisis sebelumnya.
• Mendesain antarmuka pengguna (UI) yang intuitif dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
• Merancang arsitektur sistem termasuk database, infrastruktur, dan integrasi dengan sistem lain.

Tools dan Teknologi Pendukung

Seiring dengan meningkatnya kompleksitas proyek pengembangan sistem, kebutuhan akan alat bantu yang mampu mendukung dokumentasi, visualisasi, dan kolaborasi antar tim menjadi semakin krusial. Berdasarkan laporan Statista, adopsi software pemodelan dan desain sistem seperti Lucidchart, Figma, dan StarUML meningkat lebih dari 30% dalam lima tahun terakhir. Kenaikan ini menunjukkan betapa pentingnya alat bantu digital dalam proses system analysis dan system design.

Dalam tahapan system analysis, tools digunakan untuk membantu analis menggambarkan proses bisnis, aliran data, dan struktur informasi secara visual dan mudah dipahami oleh berbagai pihak. Alat seperti Lucidchart dan Microsoft Visio banyak digunakan untuk membuat diagram alir yang menggambarkan bagaimana data mengalir dalam sistem yang sedang dianalisis. Sementara Draw.io menjadi pilihan populer untuk kolaborasi lintas tim karena sifatnya yang ringan dan mudah diakses.

Sementara dalam system design, tools lebih berfokus pada perancangan teknis seperti tampilan antarmuka pengguna dan struktur sistem internal. Figma dan Adobe XD memungkinkan desainer UI/UX merancang antarmuka secara presisi dan menguji prototipe langsung bersama pengguna.

Di sisi lain, StarUML dan PlantUML memfasilitasi pembuatan berbagai diagram teknis seperti class diagram, sequence diagram, dan lainnya yang sangat berguna bagi tim pengembang. MySQL Workbench pun menjadi andalan dalam merancang dan memvisualisasikan skema database.

Penggunaan tools ini tidak hanya mempermudah proses kerja, tetapi juga memperkuat komunikasi antar divisi dan memastikan bahwa hasil akhir sistem sesuai dengan rancangan dan kebutuhan awal yang telah disepakati.

Kesimpulan: SAD Adalah Investasi Jangka Panjang

System Analysis dan Design adalah lebih dari sekadar prosedur teknis. Keduanya merupakan strategi jangka panjang yang menjamin sistem informasi dapat berfungsi optimal, relevan, dan adaptif terhadap perubahan.

Dalam era transformasi digital yang menuntut kecepatan dan akurasi, organisasi tidak bisa lagi mengandalkan intuisi semata. Diperlukan analisis yang mendalam dan desain yang matang agar sistem benar-benar memberikan dampak.