Istilah paperless office mungkin masih sedikit asing bagi Anda. Paperless office atau juga bisa disebut paper-free office, merupakan lingkungan kerja dengan penggunaan kertas yang sangat minim dan sebagai gantinya beralih ke dokumen digital.
Tidak hanya itu, ada juga istilah paperless employee, di mana pekerja berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam operasionalnya. Proses peralihan dari kertas fisik menjadi file elektronik ini dikenal sebagai digitalisasi.
Tapi, apa sebenarnya keuntungan dari paperless office tersebut bagi sebuah perusahaan?
1. Menghemat Waktu Mencari Dokumen
Biasanya untuk menulis, merapihkan, dan mencari dokumen fisik dibutuhkan waktu yang sangat lama. Jika dokumen perusahaan sudah ter-digitalisasi dan tersimpan di pusat data, bisa memudahkan Anda dalam mencari hingga mengatur dokumen tersebut.
Saat ini sudah banyak software seperti Document Management System yang bisa memberi banyak kemudahan, seperti kemampuan pencarian dokumen yang hebat layaknya Google.
Dengan begitu, seluruh karyawan dalam perusahaan bisa dengan mudah mencari file dengan satu kali klik saja, ini tentu jauh lebih cepat dibandingkan mencari dokumen fisik di antara tumpukan kertas.
2. Hemat Tempat
Penggunaan kertas sangat memakan banyak tempat atau ruang. Bahkan masih butuh kabinet atau rak untuk penyimpanan kertas.
Digitalisasi dokumen akan membuat proses penyimpanan dokumen, bisa ke dalam server atau cloud. File digital akan disimpan ke dalam repositori sehingga tidak butuh banyak ruang dibanding menyimpan dokumen fisik.
3. Hemat Biaya
Karena dengan digitalisasi bisa meningkatkan proses kerja jadi lebih efisien, maka sudah pasti otomatis bisa menghemat uang.
Paperless office akan memroses volume dokumen yang jauh lebih besar ketimbang cara tradisional. Digitalisasi bisa menekan ongkos untuk kertas, tinta, printer, ruangan, serta waktu kerja karyawan.
4. Transfer Informasi Lebih Mudah
Beragam software manajemen dokumen menawarkan proses sederhana untuk menyimpan dokumen. Software tersebut bisa dengan mudah mengumpulkan dokumen digital menggunakan scanner, screenshot menggunakan smartphone, atau mengimpor file tipe apa pun (.doc, .pdf, dll).
Contoh software yang cukup sering digunakan yaitu Microsoft Office dan Adobe Acrobat, serta terintegrasi dengan software manajemen dokumen dan punya plugin bawaan yang bisa membuat dokumen langsung tersambung dengan software cukup dengan satu kali klik.
5. Meningkatkan Keamanan
Dokumen fisik punya kelemahan, seperti sulit untuk dilacak jika salah simpan, atau bisa saja hilang. Akan sangat sulit memonitor, mengakses, print, atau bahkan menggandakan dokumen-dokumen yang sensitif.
Software manajemen dokumen saat ini memiliki fitur keamanan yang canggih dan bisa mengatasi masalah-masalah tersebut.
Selain itu, dokumen tersebut bisa diatur hak akses, serta bisa memberikan izin pada level dokumen (setting berdasarkan tipe dokumen), level pengguna (berdasarkan jabatan karyawan), level system (keamanan spesifik untuk semua data di sistem).
6. Lebih Ramah Lingkungan
Sudah bukan rahasia lagi jika proses pembuatan kertas bisa menghasilkan gas rumah kaca, deforestasi, serta pemanasan global.
Meski proses recycling dapat mengurangi dampak lingkungan, namun dampaknya tidak besar. Sebab dalam jumlah besar, kertas dibuang begitu saja. Ditambah tinta dan toner yang mengandung racun serta zat yang tidak bisa diperbarui bahkan berpotensi merusak lingkungan.
Itulah mengapa, sudah saatnya perusahaan Anda dan di kehidupan sehari-hari, perlu untuk mengurangi penggunaan kertas dan beralih ke dokumen digital.
Mau Belajar Lebih Lanjut?
Jika Anda ingin belajar lebih lanjut mengenai topik di atas, ikuti training di Inixindo Jogja.
Dalam training tersebut, Anda bisa mendapat pendampingan instruktur sehingga proses pemahaman terhadap topik dapat lebih cepat.
Menariknya lagi, Anda juga bisa memiliki sertifikasi dari topik yang sudah diikuti. Sertifikasi tersebut menjadi bukti bahwa Anda sudah benar-benar paham dan ahli di bidang terkait.
Tak hanya itu saja, dengan memiliki sertifikasi juga menjadi modal besar untuk perkembangan karir Anda.
Tunggu apalagi? Langsung saja hubungi kami melalui kontak tertera di bawah ini.
