Transformasi Digital mengubah dan membentuk budaya baru di perusahaan. Salah satunya adalah Budaya Paperless atau paling tidak Lesspaper karena penggunaan perangkat digital yang berada pada semua lini proses bisnis perusahaan. Tapi apakah budaya ini sebenarnya baik bagi perusahaan? atau cuma efek dari digitalisasi saja. Berikut ini kelebihan paperless office yang bisa kita dapatkan.

Peningkatan Produktivitas

Kelebihan Paperless Office 1

Ketika masih menggunakan kertas, pekerjaan kita habis hanya untuk mencari dan menemukan dokumen serta informasi yang kita butuhkan. Dengan digital dan budaya paperless ini. Kita bisa menemukan dan memahami informasi dengan lebih cepat.

Menghabiskan waktu mencari informasi di tumpukan kertas dapat memperlambat waktu respons dan produktivitas kita di zaman yang sebagian besar jawabannya hanya berjarak beberapa klik tombol saja. Bayangkan dari mencari informasi di tumpukan kertas di rak berganti dengan mencari kata kunci kemudian klik tombol maka informasi yang dibutuhkan sudah tersedia.

Mengurangi Biaya Operasional

Kelebihan Paperless Office 2

Biaya penyimpanan fisik adalah salah satu alasan utama sebuah perusahaan/organisasi untuk mengurangi kertas. Bayangkan data dan informasi satu ruangan bisa disimpan dalam sebuah database berapa banyak ruangan dan biaya penggunaan kertas bisa dipangkas. Perusahaan juga bisa menghilangkan sejumlah besar ruang penyimpanan dan menggunakan ruang tersebut untuk penggunaan yang lebih produktif.

Kemudahan Kolaborasi

Kelebihan Paperless Office 3

Budaya Paperless atau Lesspaper juga meningkatkan akses untuk berkolaborasi secara internal maupun eksternal. Sebelum era digital kamu harus sering bertemu dan menyesuaikan waktu jika ingin berkolaborasi di Era Digital ini kamu bisa berkolaborasi tanpa terhambat jarak dan waktu. Semua tools sudah tersedia dan bisa dioptimasi. Sangat menghemat waktu dan lebih efisien.

Peningkatan Keamanan

Kelebihan Paperless Office 4

Dengan peralihan ke digital kamu bisa menggunakan hak akses di setiap data yang ada di dalam perusahaan. Cadangan data juga dapat dibuat secara rutin, sistematis, dilakukan di dalam atau di luar lokasi, sementara pemulihan dan perlindungan data dapat ditingkatkan secara mudah dan signifikan. Bayangkan jika semua masih menggunakan dokumen kertas, betapa khawatirnya kita pada dokumen dan data-data penting. Bisa-bisa kita menghabiskan banyak tenaga dan biaya keamanan (dengan membeli penyimpanan yang aman) untuk menyimpan dokumen.

Ramah Lingkungan

Kelebihan Paperless Office 5

Dalam masyarakat yang semakin sadar lingkungan, penting untuk mempertimbangkan dampak bisnis terhadap lingkungan. Paperless atau Lesspaper mengurangi konsumsi perusahaan terhadap sumber daya alam yang digunakan untuk membuat kertas. Ini juga meningkatkan ecological status bisnis di mata publik dan klien. Banyak sekali perusahaan yang menggunakan teknik meningkatkan ecological status mereka seperti Aqua dan Nike dengan menggunakan bahan-bahan ramah lingkungan dan hasil daur ulang.

WhatsApp Chat via Whatsapp